采购订单管理系统用户操作手册

一、系统概述

本采购订单管理系统是 Husky 运维服务系统的重要组成部分，用于管理公司采购流程的全生命周期。系统支持从采购需求提出、订单创建、审批流程、采购执行、到货验收到最终完成的完整业务流程。

主要功能模块

• 采购订单创建与管理
• 订单审批流程
• 到货确认与质检
• 订单明细管理
• 供应商与客户关联
• 流程追溯与查询

二、采购订单字段说明

2.1 订单基本信息字段

2.2 订单明细字段

三、订单状态流转说明

采购订单的状态流转如下：

草稿 → 提交审批 → 待审批 → 已审批 → 已下单 → 已到货 → 已完成
                     ↓                    ↓
                  已拒绝 → 草稿          部分到货 → 已到货

各状态说明：

1. 草稿：刚创建的订单，可以编辑、删除或提交审批
2. 待审批：已提交等待审批人处理
3. 已审批：审批通过，可以进行采购操作
4. 已拒绝：审批未通过，返回草稿状态修改后重新提交
5. 已下单：已向供应商下达采购订单
6. 部分到货：部分物料已到货，还有物料在途
7. 已到货：所有物料均已到货
8. 已完成：订单全部完成，货物验收合格
9. 已取消：订单被取消，不再执行

四、操作流程详解

4.1 新建采购订单

步骤一：填写基本信息

1. 登录系统后，进入”采购管理”->”采购订单”模块
   

2. 点击【新增】按钮
   

3. 在弹出的对话框中，填写订单基本信息：

   • 订单标题：输入清晰描述订单内容的标题
   • 订单类型：根据采购内容选择合适的类型
   • 供应商：从下拉列表中选择供应商（支持搜索）
   • 客户：从下拉列表中选择客户（支持搜索）
   • 采购日期：选择创建日期，默认为当前日期
   • 预计到货日期：根据项目需求设定
   • 优先级：根据紧急程度选择
   • 收货地址：填写详细的收货地址

4. 点击【保存】保存基本信息或点击【下一步】进入明细填写

步骤二：添加订单明细

1. 在订单明细页面，点击【添加明细】

2. 为每个采购物品填写以下信息：

   • 物料编码：输入或选择物料编码
   • 物品名称：自动填充或手动输入
   • 规格型号：填写具体规格
   • 数量：输入采购数量
   • 单价：输入单价，系统自动计算总价
   • 单位：选择合适的计量单位

3. 支持的操作：

   • 【添加明细】：增加新的采购项
   • 【编辑】：修改已有明细
   • 【删除】：删除不需要的明细
   • 【批量删除】：勾选后批量删除

4. 确认所有明细无误后，点击【确定】完成订单创建

4.2 订单审批流程

1. 提交审批

   • 订单创建完成后，在列表页选择订单
   • 点击【提交审批】按钮
   • 系统自动将订单状态更新为”待审批”

2. 审批处理（审批人操作）

   • 审批人在待审批列表中查看订单
   • 点击【详情】查看订单完整信息
   • 进行审批操作：
     • 通过：订单状态变为”已审批”
     • 拒绝：订单状态变为”已拒绝”，需修改后重新提交

4.3 确认下单

1. 审批通过的订单，需要确认下单
2. 在订单列表中找到”已审批”状态的订单
3. 点击【确认下单】按钮
4. 系统将订单状态更新为”已下单”
5. 可打印订单并发送给供应商

4.4 到货确认流程

1. 单个到货确认

   • 在订单列表中找到”已下单”或”部分到货”状态的订单
   • 点击【到货确认】按钮
   • 在到货确认页面，选择已到货的物料
   • 填写以下信息：
     • 实到数量
     • 批次号（如有）
     • 质检状态（合格/不合格/待质检）
     • 入库位置
   • 点击【确认】完成到货操作

2. 批量到货确认

   • 支持同时确认多个物料的到货
   • 在到货确认页面勾选多个物料
   • 批量填写到货信息
   • 一次性提交确认

4.5 订单完成

1. 所有物料到货并质检合格后
2. 系统自动将订单状态更新为”已完成”
3. 订单全生命周期结束

五、实际操作案例

以用户提供的采购需求为例，演示完整的采购流程：

采购需求清单：

036    HG000004        潜伏AGV    300E    整车    1        2025/11/27    是    EGO-广州东路123号    EGO_益技欧
037    HG000005        SMTAGV    SMT-E1    整车    1        2025/12/20        是    EGO-广州东路123号    EGO_益技欧
038    HG000006        自动充电桩    SR-CG-30D    整车    1        2025/12/20        是     EGO-广州东路123号    EGO_益技欧
039    HP000032        手持充电器    PFC0600-48CH10S    部件    1        2025/11/27        是    EGO-广州东路123号    EGO_益技欧

操作步骤：

1. 创建采购订单

1.1 基本信息填写

• 订单标题：EGO项目AGV及配套设备采购
• 订单类型：设备采购
• 供应商：EGO_益技欧
• 客户：EGO-广州东路123号
• 采购日期：2025-11-27
• 预计到货日期：2025-12-20
• 优先级：高
• 收货地址：EGO-广州东路123号

1.2 添加订单明细

明细1：

• 物料编码：HG000004
• 物品名称：潜伏AGV
• 规格型号：300E
• 物品类别：设备
• 单位：整车
• 数量：1

明细2：

• 物料编码：HG000005
• 物品名称：SMTAGV
• 规格型号：SMT-E1
• 物品类别：设备
• 单位：整车
• 数量：1

明细3：

• 物料编码：HG000006
• 物品名称：自动充电桩
• 规格型号：SR-CG-30D
• 物品类别：设备
• 单位：整车
• 数量：1

明细4：

• 物料编码：HP000032
• 物品名称：手持充电器
• 规格型号：PFC0600-48CH10S
• 物品类别：备件
• 单位：部件
• 数量：1

1.3 保存订单

• 系统自动生成订单编号：PO20251127001
• 订单状态：草稿
• 系统自动计算订单总金额

2. 提交审批

2.1 在订单列表中找到刚创建的订单
2.2 点击【提交审批】按钮
2.3 系统提示：”提交成功，订单已进入审批流程”
2.4 订单状态更新为：待审批

3. 审批处理（假设您是审批人）

3.1 进入待审批列表
3.2 查看订单详情，核对采购需求
3.3 确认无误后点击【批准】
3.4 系统提示：”审批通过”
3.5 订单状态更新为：已审批

4. 确认下单

4.1 在已审批列表中找到该订单
4.2 点击【确认下单】
4.3 系统提示：”下单成功”
4.4 订单状态更新为：已下单
4.5 点击【打印订单】，将订单发送给供应商

5. 到货确认

假设供应商分批发货：

5.1 第一批到货（2025-11-27）

• 手持充电器到货
• 点击【到货确认】
• 选择手持充电器明细
• 实到数量：1
• 质检状态：合格
• 确认后订单状态更新为：部分到货

5.2 第二批到货（2025-12-20）

• 三台AGV设备到货
• 再次进入到货确认页面
• 选择剩余的三项设备
• 全部设置为实到数量：1
• 质检状态：合格
• 确认后订单状态更新为：已到货

6. 订单完成

6.1 所有物料到货并质检合格
6.2 系统自动将订单状态更新为：已完成
6.3 采购流程结束

六、常用功能操作说明

6.1 查询功能

支持多维度查询：

• 按订单编号：精确查询特定订单
• 按订单标题：模糊搜索
• 按供应商：下拉选择
• 按客户：下拉选择
• 按订单状态：筛选特定状态的订单
• 按采购日期范围：查询指定时间段内的订单

6.2 批量操作

• 批量删除：选中多个草稿状态的订单进行删除
• 批量导出：选中订单导出为Excel文件
• 批量到货确认：在一个订单中批量确认多个物料

6.3 其他功能

• 查看明细：查看订单的所有采购明细
• 查看流程：查看订单的审批和操作历史
• 打印订单：生成PDF格式的采购订单
• 导出Excel：将订单列表导出为Excel文件

七、权限说明

系统设置了严格的权限控制：

八、注意事项

1. 订单状态限制

   • 只有”草稿”和”已拒绝”状态的订单可以编辑
   • 只有”草稿”状态的订单可以删除
   • 只有”已下单”和”部分到货”状态的订单可以进行到货确认

2. 数据完整性

   • 订单必须至少包含一条明细
   • 供应商和客户信息必须完整
   • 金额信息自动计算，请确保单价准确

3. 审批流程

   • 订单创建后必须提交审批才能进入采购环节
   • 审批被拒绝的订单需要修改后重新提交

4. 到货管理

   • 到货确认需要填写实际到货数量
   • 质检不合格的物料需要及时处理
   • 建议及时更新批次号和入库位置

5. 系统建议

   • 定期导出订单数据作为备份
   • 及时更新订单状态，确保流程顺畅
   • 重要订单建议打印纸质存档

九、常见问题解答

Q1：为什么无法编辑已提交的订单？
A：只有草稿和已拒绝状态的订单可以编辑。已提交审批的订单需要先撤回（如果系统支持）或等待审批结果。

Q2：如何处理部分到货的情况？
A：使用到货确认功能，只确认已到货的物料，订单状态会自动更新为”部分到货”。

Q3：审批被拒绝怎么办？
A：订单状态会回到草稿，根据审批意见修改后重新提交审批。

Q4：如何修改已确认的到货数量？
A：联系系统管理员进行操作，或通过调整库存等其他方式处理。

Q5：订单金额如何计算？
A：系统自动计算每个明细的总价（单价×数量），然后汇总为订单总金额。

Q6：如何批量导入订单明细？
A：当前版本支持逐条添加，如需批量导入请联系技术部门开发此功能。

十、联系支持

如果您在使用过程中遇到任何问题，请联系：

• 技术支持电话：[请填写实际电话]
• 技术支持邮箱：[请填写实际邮箱]
• 系统管理员：[请填写联系人信息]

本手册最后更新日期：2025年11月27日